החל משנת 2004, מאפשר החוק הישראלי משלוח חשבוניות מס, חשבוניות זיכוי וקבלות באמצעות המייל, כמסמך ממוחשב. ע"פ הוראות מס הכנסה: " "מסמך ממוחשב" – מסמך שמתקיים בו כל אחד מאלה: (1) הוא נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים; (2) הוא חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת, של עורך התיעוד; "

​

החתימה האלקטרונית המאושרת או המאובטחת, הופכת את המסמך לקביל מבחינה משפטית ומבטיחה שני דברים:

​

1. אימות זהות השולח בצורה וודאית – רק במקרה של חתימה אלקטרונית מאושרת

2. אישור כי המסמך לא עבר כל שינוי מאז שנוצר ונחתם – גם במאובטחת וגם במאושרת

 

ע"פ החוק, על השולח לעמוד ברשימת קריטריונים ברורים, על מנת שהשליחה תיחשב חוקית והחשבונית תהיה קבילה ע"י רשויות המס:

​

1. לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון, יש לשלוח הודעה לפקיד השומה בדואר רשום (לא מדובר בבקשה לקבלת אישור אלא לצורך היידוע בלבד).

2. שליחת מסמכים ממוחשבים תבוצע רק למי שאישר כי הוא מסכים לקבל מסמכים ממוחשבים

3. הנמען יכול לבטל את הסכמתו לקבלת מסמכים ממוחשבים

4. ​

החתימה האלקטרונית חייבת לכלול את שם החותם ובמקרים בהם מדובר בחברה גם את שם החברה, לא ניתן להשתמש בתעודה של גורם שלישי לחתום חשבוניות.

​

מהות החוק והתקנות בנושא, היא לתת מענה ותחליף לנייר ולחתימה הפיזית והדרך היחידה לעשות כך זה באמצעות חתימה אלקטרונית מאושרת ובמקרים מסוימים גם מאובטחת. כיום יש לא מעט מערכות שמספקות ללקוחות את שירות החתימה האלקטרונית בכך שהם מחתימות אותם בתעודה מרכזית שמשרתת מספר לקוחות ובדרך זו מכשילה את לקוחותיה שאינם מבינים את דרישות החוק.

​

כאשר משתמשים בחתימה אלקטרונית מאובטחת, קבע המחוקק מספר הגבלות: התקבול עבור חשבונית החתומה בחתימה אלקטרונית מאובטחת מוגבל וחייב להתבצע באחד מהאופנים הבאים:

​

1. כרטיס אשראי –בעל כרטיס האשראי חייב להיות זהה ללקוח כפי שהוא מופיע בחשבונית

2. שיק לא סחיר ע"ש החברה / הלקוח כפי שמופיע בחשבונית שנשלחה, לפקודת הנישום בלבד

3. העברה בנקאית ישירה מחשבון הבנק של החברה/הלקוח כפי שמופיע בחשבונית שנשלחה לחשבון הבנק של הנישום.

4. ​

התשלום עבור חשבונית ממוחשבת החתומה בחתימה אלקטרונית מאושרת אינו מוגבל בהגבלות הנ"ל, ויכול להתבצע בכל אמצעי תשלום.

​

היות ומאוד קשה לאכוף מגבלות אלו, ובביקורת מס הכנסה זה עלול להיחשב כליקוי, מומלץ על חברות המתקינות מערכות לחתימה אלקטרונית של חשבוניות להשתמש בתעודה מאושרת בלבד.

​

***אין לראות בסקירה זו ייעוץ משפטי ו/או תחליף לייעוץ משפטי.